KI im Budget 2027: Welche Kosten anfallen und wie Sie den Nutzen rechnen

Es ist Oktober, die Budgetrunde für 2027 beginnt. Die Kostenstellen melden ihre Wünsche, und irgendwo steht eine neue Zeile: „KI“. Darunter meist eine Zahl, die aus einem Preisvergleich stammt: so viele Lizenzen mal so viel Euro im Monat. Das ist ein Anfang, aber es ist nicht das Budget.

Die Lizenz ist der Posten, den man am leichtesten planen kann. Über den Nutzen entscheiden andere Dinge: wie gut die Daten vorbereitet sind, wie viel interne Zeit in die Einführung fließt, ob die Mitarbeitenden wissen, was sie mit dem Werkzeug anfangen sollen. In diesem Beitrag zeigen wir, welche Kostenblöcke in ein KI-Budget gehören und wie Sie den Nutzen rechnen, als Szenario mit offenen Annahmen, nicht als Prognose.

Was die Lizenzen kosten

Für Unternehmen mit 20 bis 100 Beschäftigten kommen meist drei Firmenlizenzen infrage. Die Listenpreise pro Person und Monat, Stand Oktober 2026:

Einige Details, die im Budget den Unterschied machen:

• ChatGPT Business kostet laut OpenAI 20 US-Dollar pro Person und Monat bei Jahreszahlung, 25 US-Dollar bei monatlicher Zahlung. Inzwischen gibt es zusätzlich Premium-Plätze mit höheren Nutzungsgrenzen für 100 bzw. 125 US-Dollar. Nutzung über die Grenzen hinaus wird über Guthaben abgerechnet.
• Claude Team liegt laut Anthropic ebenfalls bei 20 bzw. 25 US-Dollar für einen Standard-Platz und 100 bzw. 125 US-Dollar für einen Premium-Platz.
• Microsoft 365 Copilot Business kostet laut Microsoft 18,20 Euro bei Jahresabo und 21,84 Euro bei Monatsabo, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer. Bis 31. Dezember 2026 gilt ein Aktionspreis von 15,60 Euro, allerdings nur für das erste Jahr. Copilot setzt einen passenden Microsoft-365-Business-Plan voraus.

Wichtig für die Planung: Preise und Tarifmodelle ändern sich in diesem Markt häufig. Rechnen Sie mit dem regulären Preis, nicht mit dem Aktionspreis, und prüfen Sie die Angaben vor der Bestellung erneut.

Die Lizenz ist nicht der größte Posten

Wie Unternehmen ihre KI-Kosten selbst einschätzen, zeigt die aktuelle Bitkom-Studie vom 14. September 2026. Befragt wurden 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten im Juli und August 2026. KI-nutzende Unternehmen nannten als große Kostenposten:

Lizenzen nennt nur gut jedes fünfte Unternehmen als großen Posten, Datenaufbereitung und Integration dagegen die Hälfte bzw. vier von zehn. Für ein Unternehmen, das KI vor allem als Firmenlizenz im Büro nutzt, dürfte Infrastruktur eine kleinere Rolle spielen als im Gesamtdurchschnitt, der auch Firmen mit eigenen KI-Entwicklungen einschließt. Das ist unsere Auslegung, keine Zahl aus der Studie.

Zwei weitere Ergebnisse sind für die Budgetrunde relevant: 45 % der Unternehmen geben 2026 mehr Geld für KI aus als im Vorjahr. Und 54 % der KI-nutzenden Unternehmen nennen schwer kalkulierbare Kosten als Hemmnis.

Diese Kostenblöcke gehören ins Budget

Belastbare Euro-Größenordnungen für die einzelnen Blöcke in kleinen und mittleren Unternehmen haben wir nicht gefunden. Was im Netz kursiert, stammt überwiegend von Anbietern ohne nachvollziehbare Methodik. Deshalb nennen wir hier die Blöcke, nicht die Beträge:

1. Lizenzen: Anzahl der Plätze mal regulärer Preis mal zwölf, plus eventuelle Zusatznutzung.
2. Einrichtung: Verwaltungseinstellungen, Rechte, Datenschutz- und Aufbewahrungsoptionen, Anmeldung über das Firmenkonto.
3. Anbindung: Verbindung zu Mail, Ablage und CRM. Je nach System Standardfunktion oder eigenes Projekt.
4. Datenaufbereitung: Ablagen aufräumen, Zugriffsrechte prüfen, bevor die KI darauf zugreift.
5. Befähigung: Schulung, Anleitungen für wiederkehrende Aufgaben, Ansprechpersonen im Team.
6. Interne Zeit: Die Stunden, die Ihre eigenen Leute in Auswahl, Einführung und Abstimmung stecken, etwa mit dem Betriebsrat oder den Datenschutzbeauftragten. Dieser Posten wird am häufigsten vergessen.
7. Laufende Pflege: Anleitungen aktualisieren, neue Funktionen bewerten, Nutzung auswerten.

Nutzen als Szenario rechnen, nicht als Versprechen

Die Grundformel ist einfach: Zeit, die eine Aufgabe heute bindet, mal Kostensatz mal realistischer Entlastungsgrad. Davon ziehen Sie die Kosten ab. Schwierig ist nur der Entlastungsgrad, denn die Forschung zeigt eine große Bandbreite:

• In einem randomisierten Experiment mit 453 Fachkräften sank die Zeit für Schreibaufgaben mit KI um 40 % (Noy und Zhang, Science 2023).
• Im Kundensupport stieg die Zahl gelöster Fälle pro Stunde bei 5.179 Agents im Schnitt um 14 %, bei Erfahrenen kaum (Brynjolfsson, Li und Raymond).
• In einem Feldexperiment mit 7.137 Wissensarbeitenden in 66 Firmen sparten Nutzende eines in Office-Programme integrierten KI-Werkzeugs zwei Stunden E-Mail-Arbeit pro Woche (Dillon u. a., 2025).
• Über den gesamten Arbeitsalltag gerechnet fand eine dänische Studie mit 25.000 Beschäftigten nur rund 3 % Zeitersparnis und keine messbaren Effekte auf Arbeitsstunden oder Verdienst (Humlum und Vestergaard, 2025).

Der letzte Befund ist der wichtigste für Ihre Rechnung: Gesparte Zeit ist nur dann gespartes Geld, wenn sie für etwas anderes genutzt wird. Ein Business Case, der Minuten in Euro umrechnet, ohne zu sagen, was mit den Minuten passiert, rechnet sich die Sache schön.

Kostensätze aus der amtlichen Statistik

Für den Kostensatz bieten sich die Arbeitskosten je geleistete Stunde an, die Destatis im April 2026 für 2025 veröffentlicht hat. Sie enthalten Bruttoverdienst und Lohnnebenkosten: 45,00 Euro im Durchschnitt der Wirtschaft, 37,20 Euro im Handel und 60,40 Euro bei freiberuflichen, wissenschaftlichen und technischen Dienstleistungen. Wenn Sie Ihre eigenen Personalkosten kennen, nehmen Sie diese.

Ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen

Annahmen: Ein Handelsunternehmen. Zehn Personen im Innendienst verbringen je fünf Stunden pro Woche mit Textentwürfen für Angebote und Kundenkorrespondenz, an 45 Arbeitswochen im Jahr. Das sind 2.250 Stunden. Als Kostensatz nehmen wir die 37,20 Euro aus der Destatis-Statistik für den Handel. Die Aufgabe bindet damit rechnerisch 83.700 Euro Arbeitskosten im Jahr.

Dem stehen gegenüber: zehn Standard-Plätze bei Jahreszahlung, also 2.400 US-Dollar Lizenzkosten im Jahr bei ChatGPT Business oder Claude Team, oder 2.184 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer bei Microsoft 365 Copilot Business, sofern der nötige Microsoft-365-Plan bereits vorhanden ist. Dazu kommt interne Zeit: Nehmen wir acht Stunden Schulung und Einarbeitung pro Person an, sind das 80 Stunden oder 2.976 Euro. Einrichtung, Anbindung und externe Unterstützung setzen Sie mit Ihren eigenen Angeboten ein.

Was die Rechnung zeigt: Schon das vorsichtige Szenario deckt in diesem Modell Lizenz und Schulung. Ob es eintritt, hängt aber an zwei Fragen, die keine Formel beantwortet. Wird das Werkzeug tatsächlich genutzt? Und was machen die zehn Personen mit der gewonnenen Zeit?

Ein Business Case gehört deshalb je Anwendungsfall gerechnet, nicht für „KI“ insgesamt. Und er braucht eine Ausgangsmessung: Wie lange dauert die Aufgabe heute wirklich?

Was Förderprogramme 2027 hergeben

Hier ist die ehrliche Antwort: wenig Planbares.

• Bund: Die BAFA-Förderung von Unternehmensberatungen für KMU bezuschusst Beratungen in den alten Bundesländern, also auch in NRW, mit 50 % bis höchstens 1.750 Euro je Beratung (Merkblatt). Die Richtlinie läuft bis 31. Dezember 2026. Ein Nachfolgeprogramm für 2027 ist auf der BAFA-Seite bisher nicht genannt (Stand: 13. Oktober 2026).
• NRW, MID – Digitale Prozesse: Die NRW.BANK fördert externe Beratung zur Analyse und Optimierung interner Prozesse vor einer Softwareeinführung, mit höchstens 500 Euro pro Beratungstag und maximal 15.000 Euro. Lizenzen sind nicht förderfähig. Der Förderaufruf 2026 ist ausgeschöpft, ein Aufruf für 2027 ist noch nicht bekannt.
• NRW, MID – Digitalisierung: Seit Januar 2026 fördert dieses Programm nur noch die Entwicklung marktfähiger digitaler Produkte. Für die interne Einführung einer KI-Firmenlizenz passt es nicht.

Planen Sie das KI-Budget 2027 deshalb so, dass es ohne Förderung trägt. Kommt ein Zuschuss hinzu, ist das ein Vorteil, keine Voraussetzung.

Grenzen dieser Rechnung

• Studienwerte sind keine Planwerte. Laborexperimente messen kurze, klar umrissene Aufgaben. Im breiten Alltag fallen die Effekte deutlich kleiner aus.
• Kleine Annahmen, große Wirkung. Zwischen 10 % und 40 % Entlastung liegt im Beispiel ein Faktor vier.
• Nicht alles ist Zeit. Qualität, Fehlerquote und Zufriedenheit der Mitarbeitenden fehlen in einer reinen Stundenrechnung, ebenso Risiken.
• Preise sind Momentaufnahmen. Alle Lizenzpreise in diesem Beitrag haben den Stand Oktober 2026.

Was Sie für die Budgetrunde tun können

1. Lizenzen mit regulärem Preis ansetzen. Und nur für die Personen, die tatsächlich damit arbeiten sollen.
2. Sieben Kostenblöcke durchgehen. Lizenzen, Einrichtung, Anbindung, Datenaufbereitung, Befähigung, interne Zeit, Pflege.
3. Zwei oder drei Anwendungsfälle einzeln rechnen. Mit drei Szenarien statt einer Zahl.
4. Die Ausgangslage messen. Bevor das Werkzeug eingeführt wird, nicht danach.
5. Festlegen, was mit gewonnener Zeit passiert. Sonst bleibt der Nutzen auf dem Papier.

Sie möchten Ihr KI-Budget für 2027 nüchtern durchrechnen? Sprechen Sie mit uns über Kosten und Nutzen Ihrer wichtigsten Anwendungsfälle.