ChatGPT und Claude mit Outlook, SharePoint und Google Drive verbinden

Ein Kunde ruft an und fragt nach dem Stand seines Angebots. Die Kollegin am Telefon öffnet ChatGPT, tippt die Frage ein und bekommt eine freundliche, aber allgemeine Antwort. Das Chatfenster kennt weder ihr Postfach noch die Ablage noch das CRM. Also sucht sie wie immer selbst, kopiert die passende Mail ins Chatfenster und lässt sich eine Antwort formulieren.

Das muss nicht so bleiben. Die Firmentarife von ChatGPT und Claude lassen sich heute direkt mit Outlook, Teams, SharePoint, Google Drive und gängigen CRM-Systemen verbinden. Bei OpenAI heißen diese ChatGPT Connectors inzwischen „Apps“ bzw. „Plugins“, bei Anthropic „Konnektoren“. Dieser Ratgeber zeigt Geschäftsführung und IT, was die Verbindungen können, was die IT dafür freigeben muss und wo die Grenzen liegen. Klickanleitungen gibt es bei den Anbietern; hier geht es um die Entscheidungen davor.

Die kurze Antwort

Ja, beide Werkzeuge verbinden sich direkt mit Microsoft 365, Google Workspace und gängigen CRM-Systemen. Drei Punkte sollten Sie kennen:

1. Die KI fragt live ab. Sie schaut im Quellsystem nach, wenn eine Frage kommt, statt vorher eine Kopie anzulegen.
2. Die KI arbeitet mit den Rechten der jeweiligen Person. Was jemand in SharePoint oder im Postfach nicht öffnen darf, erreicht auch die KI nicht.
3. Die eigentliche Arbeit sind drei Freigaben. Den Konnektor im KI-Werkzeug freischalten, die Berechtigungen in Microsoft Entra bzw. der Google-Admin-Konsole bestätigen und schreibende Aktionen bewusst erlauben oder auf Bestätigung stellen.

Was ist ein Konnektor – und wie heißt er bei OpenAI und Anthropic?

Ein Konnektor ist eine fertige Verbindung zwischen dem KI-Werkzeug und einem anderen System, etwa dem Postfach oder der Dateiablage. Die KI kann darüber suchen, Inhalte lesen und, wenn Sie es erlauben, auch etwas tun: eine Mail senden, einen Termin anlegen, eine Datei ändern.

Die Begriffe wechseln. Bei OpenAI hießen die Verbindungen zuerst „Connectors“, seit Dezember 2025 „Apps“. Seit Juli 2026 ersetzt ein Plugin-Verzeichnis das App-Verzeichnis; Plugins bündeln Apps und fertige Arbeitsanleitungen (OpenAI Release Notes, Connected apps in ChatGPT). Anthropic spricht bei Claude durchgängig von Konnektoren. Das Claude-Verzeichnis listet am 23. Oktober 2026 1.006 davon.

Wichtiger als der Name ist die Betriebsart. OpenAI hat die Synchronisierung, also das Vorab-Indexieren von Inhalten beim Anbieter, im Herbst 2026 abgeschafft: Einzeln autorisierte Sync-Verbindungen endeten am 14. August, die von Admins verwaltete Synchronisierung am 16. Oktober 2026 (ChatGPT Enterprise Release Notes). Seitdem fragt ChatGPT SharePoint, Google Drive und Teams nur noch live mit den Rechten der Person ab (OpenAI: SharePoint). Claude arbeitet bei Microsoft 365 ebenfalls auf Abruf, ohne Dateiinhalte zwischenzuspeichern (Claude: Microsoft 365).

KI-Wissensmanagement ohne zweites Wissenssystem

Wer „KI-Wissensmanagement“ hört, denkt oft an ein neues System: Dokumente sammeln, aufbereiten, in eine eigene Datenbank laden, pflegen. Das kann sinnvoll sein. Für die meisten Büros ist der kürzere Weg ein anderer: Die KI bekommt Zugriff auf die Systeme, in denen das Wissen heute schon liegt. Postfach, Kalender, Ablage, CRM.

Beide Anbieter haben dafür eine eigene Suche über das Firmenwissen gebaut. Bei ChatGPT heißt sie „Company Knowledge“ und durchsucht die freigegebenen Apps mit Quellenlinks. OpenAI schreibt dazu: „ChatGPT can only access what each user is already allowed to view“ (OpenAI: Company knowledge). Bei Claude gibt es für Team und Enterprise das vorkonfigurierte Projekt „Ask Your Org“, das ein Owner einmal einrichtet und das mit Quellenangaben antwortet (Claude: Enterprise search).

Für den Alltag heißt das: Die KI antwortet aus Ihren Unterlagen und Systemen, nennt die Quelle und sagt, wenn sie nichts findet. Prüfen muss man trotzdem. Warum wir das Anbinden einer zweiten Wissensdatenbank vorziehen, haben wir im August ausführlicher beschrieben: KI an die vorhandenen Systeme anbinden. Seitdem hat sich bei ChatGPT die Synchronisierung erledigt; das Argument ist dadurch eher stärker geworden.

Welche Systeme sich anbinden lassen

Die folgende Übersicht zeigt die Standard-Konnektoren der Firmentarife. L steht für lesen und suchen, S für schreiben – und zwar nur, wenn die Admins es freigeben.

Quellen: OpenAI Help Center zu Outlook, Teams, SharePoint, Google Drive, Notion und Admin-Einstellungen; OpenAI-Plugin-Seiten zu Gmail, Google Kalender und Salesforce; Claude Help Center zu Microsoft 365 und Google Workspace; Claude-Verzeichnis; HubSpot zu ChatGPT und Claude; Salesforce in Claude; Pipedrive. Stand jeweils 23.10.2026.

Ob eine App in Ihrem Arbeitsbereich tatsächlich verfügbar ist, hängt laut OpenAI auch von Region, Tarif und Rolle ab (OpenAI: Connected apps). Eine aktuelle Liste der Apps, die im Europäischen Wirtschaftsraum fehlen, haben wir nicht gefunden. Das klärt am Ende nur ein Test im eigenen Arbeitsbereich.

Lesen, schreiben, bestätigen: Was die KI darf

Beide Werkzeuge können heute mehr als suchen. Sie können Mails senden, Termine anlegen, Dateien ändern und CRM-Einträge pflegen. Das ist nützlich und zugleich der Punkt, an dem die Geschäftsführung mitentscheiden sollte. Die Grundregel, die wir empfehlen: Schreibende Aktionen wie das Versenden einer Mail laufen nur nach Bestätigung.

ChatGPT

Admins legen je App fest, welche Lese- und Schreibaktionen erlaubt sind, und ob neue Aktionen automatisch freigeschaltet werden, nur neue Leseaktionen oder gar keine. Für die Bestätigung gibt es vier Stufen: „Always ask“ fragt auch vor dem Lesen, „Allow read actions“ liest ohne Rückfrage und fragt vor Änderungen, dazu „Allow low-risk actions“ und „Allow all actions“. Die letzte Stufe hat laut OpenAI ein erhöhtes Risiko und wird für den ganzen Arbeitsbereich gar nicht angeboten (OpenAI: App-Berechtigungen, Admin-Einstellungen).

Ein Unterschied zwischen den Tarifen ist wichtig: Bei ChatGPT Business sind Apps standardmäßig eingeschaltet, bei Enterprise startet nur eine Auswahl. Gruppen mit unterschiedlichen Rechten gibt es nur in Enterprise; Business-Admins steuern laut OpenAI im Kern, ob eine App an oder aus ist (OpenAI: Admin-Einstellungen). Wie fein Business-Admins einzelne Aktionen einstellen können, beschreibt die Dokumentation nicht eindeutig. Wer Business nutzt, sollte die Apps deshalb aktiv durchgehen, statt die Voreinstellung zu übernehmen.

Claude

Bei Claude schaltet ein Owner jeden Konnektor erst frei. Anthropic betont: Freischalten macht den Konnektor verfügbar, gibt aber noch niemandem Zugriff; jede Person meldet sich einzeln an. Owner legen außerdem je Werkzeug oder Werkzeugart fest, ob es immer erlaubt ist, eine Bestätigung braucht oder gesperrt ist. Anthropics eigenes Beispiel: Mails durchsuchen erlauben, Senden sperren (Claude: Konnektoren). In Enterprise lässt sich das seit Mai 2026 zusätzlich je Rolle regeln (Claude: Custom Roles). Worin sich Team und Enterprise sonst unterscheiden, zeigt unser Ratgeber Claude Team und Enterprise: Kosten und Einstellungen vor dem Start.

Die Schreibwerkzeuge im Microsoft-365-Konnektor gibt es seit dem 7. Juli 2026 (Claude Release Notes). Sie sind standardmäßig aus. Anthropic setzt Mengengrenzen pro Person für Schreiben, Senden und Empfänger, nennt aber keine Zahlen. Mails, die Claude sendet, tragen eine Kennzeichnung im Mail-Header; Kalenderänderungen werden nicht gekennzeichnet (Claude: Microsoft 365).

ChatGPT mit Outlook verbinden: Was geht und was nicht

Die Outlook-App von ChatGPT durchsucht Mails im Volltext, findet Personen und kann Kontakte anlegen und ändern, sofern freigegeben. In geteilten bzw. delegierten Postfächern kann sie lesen, Ordner durchsuchen, Mails verschieben und Text-Mails senden (OpenAI: Outlook). Mails direkt aus dem Chat zu senden geht seit dem 8. Juni 2026 im Web, in den Tarifen Plus, Pro, Business und Enterprise (OpenAI Release Notes). Im Kalender liest ChatGPT Termine und Verfügbarkeit; auf unterstützten geteilten Kalendern kann es Termine anlegen, ändern, zu- oder absagen.

Die Grenzen nennt OpenAI selbst:

• Breite Suchen werden unvollständig. Zusammenfassungen über lange Zeiträume „may return incomplete results or an error“; OpenAI empfiehlt kleinere Zeiträume.
• Anhänge aus geteilten Postfächern lassen sich nicht abrufen.
• Ein Fehler heißt nicht, dass nichts passiert ist. Bricht eine Antwort ab, sollte man in Outlook prüfen, ob die Mail schon verschickt wurde, bevor man es noch einmal versucht.

Und Claude mit Outlook?

Claude bindet Outlook, Kalender, Teams und SharePoint über einen gemeinsamen Microsoft-365-Konnektor an. Er durchsucht das eigene Postfach einschließlich des Ordners „Archiv“ und geteilte Postfächer mit Stellvertreterrecht, dort nur lesend. Das separate Online-Archiv durchsucht er nicht. Mit freigeschalteten Schreibwerkzeugen kann Claude Mails senden und Entwürfe anlegen, allerdings ohne Anhänge (Claude: Microsoft 365).

Microsoft 365: Was die IT freigeben muss

Bei beiden Werkzeugen läuft die Freigabe in drei Schritten. Wichtig für die Planung: Die Zustimmung in Microsoft Entra allein schaltet noch keine einzige Aktion frei.

ChatGPT

1. Im KI-Werkzeug: In der Admin Console unter „Plugins“ zeigt ChatGPT eine gemeinsame Berechtigungsanfrage für alle aktivierten Microsoft-Apps und welche Aktion welche Berechtigung braucht.
2. In Microsoft Entra: Ein Administrator mit dem Recht zur organisationsweiten Zustimmung bestätigt die Anfrage für die App „ChatGPT“ von OpenAI. Die Zustimmung gilt nur als Ganzes.
3. Aktionen freigeben: Owner bzw. Admins schalten die gewünschten Aktionen und, in Enterprise, die Rollen frei (OpenAI: Outlook, Admin-Einstellungen).

Claude

1. Im KI-Werkzeug: Der Owner fügt „Microsoft 365“ in den Organisationseinstellungen unter „Connectors“ hinzu.
2. In Microsoft Entra: Laut Anthropic stimmt ein Global Administrator einmal für den ganzen Tenant zu. Für die Schreibwerkzeuge braucht es eine erneute Zustimmung zum erweiterten Berechtigungsumfang.
3. Danach: Die Mitarbeitenden verbinden ihr Konto einzeln; Schreibwerkzeuge schaltet der Owner in Claude eigens frei (Claude: Microsoft 365).

Microsoft selbst erlaubt die organisationsweite Zustimmung zu delegierten Berechtigungen auch weiteren Admin-Rollen, etwa dem Cloud Application Administrator (Microsoft Learn). Für Claude nennt Anthropic ausdrücklich den Global Administrator. Klären Sie vorab, wer in Ihrem Haus diese Rolle hat und ob dafür Ihr IT-Dienstleister einbezogen werden muss.

Drei Stellschrauben, die die IT kennen sollte

• Zugriff auf Gruppen begrenzen. Bei Claude setzt die IT in Entra „Assignment required?“ für beide Claude-Apps auf Ja und weist dieselben Nutzer oder Gruppen zu. Bei ChatGPT geht das über Rollen, aber nur in Enterprise.
• Einzelne Berechtigungen entziehen. Bei Claude lassen sich einzelne Berechtigungen in Entra widerrufen, etwa die für SharePoint. Achtung: Eine erneute Zustimmung stellt widerrufene Rechte wieder her (Claude: Sicherheitsleitfaden Microsoft 365). Bei ChatGPT schaltet man zuerst die Aktion ab und nimmt dann die Berechtigung aus der Anfrage.
• Conditional Access prüfen. Die Anfragen des Claude-Konnektors kommen aus einem festen IP-Bereich von Anthropic. Richtlinien, die den Zugriff nach Standort oder Netzwerk beschränken, blockieren den Konnektor deshalb für alle. Anthropic empfiehlt, den Bereich von solchen Richtlinien auszunehmen, nicht aber von Vorgaben zur Geräte-Compliance (Claude: Microsoft 365).

Google Workspace: Was die IT freigeben muss

In Google Workspace steuert die IT den Zugriff fremder Apps in der Admin-Konsole unter „Security > Access and data control > API controls“. Dort lässt sich jede App auf eine von vier Stufen setzen: vertrauenswürdig, nur bestimmte Google-Daten, eingeschränkt oder gesperrt. Für Gmail, Drive, Docs und Chat können riskante Berechtigungen wie „Mail senden“ oder „Dateien löschen“ gesondert eingeschränkt werden (Google Workspace Admin Help).

• Claude: Admins fügen die App „Claude“ hinzu und setzen sie auf „Trusted“. Die Einstellung greift nach etwa 15 Minuten. Eine Freigabe genügt auch für Docs, Sheets und Slides. Im Standard fragt Claude vor jeder Aktion im Namen der Person nach, ob Senden, Teilen, Verschieben oder Löschen (Claude: Google Workspace).
• ChatGPT: ChatGPT fordert die Google-Berechtigungen für die freigegebenen Aktionen an. Fehlt eine, erscheint beim Verbinden oder bei der Aktion ein Fehler, manchmal ohne Hinweis, welche Berechtigung fehlt. Dann gibt die IT sie in Google frei oder schaltet die Aktion in ChatGPT ab (OpenAI: Google-Datenkontrollen).

CRM anbinden: HubSpot, Salesforce, Pipedrive

HubSpot hat die Konnektoren für beide Werkzeuge selbst gebaut. Die KI kann lesen, Kontakte, Firmen, Deals und Tickets anlegen und ändern, aber nichts löschen; Massenänderungen sind auf zehn Datensätze begrenzt. Schreibaktionen erscheinen im HubSpot-Audit-Log mit Nutzer und Konnektor. Ein Unterschied fällt auf: Bei Claude wendet HubSpot Pipeline- und Feldregeln an, bei ChatGPT laut eigener Doku nicht. Änderungen über ChatGPT können also Regeln umgehen, die im HubSpot-Formular greifen würden. Für Claude empfiehlt HubSpot, Schreibwerkzeuge auf Bestätigung zu stellen (HubSpot zu ChatGPT und Claude, Stand 19.10.2026).

Salesforce bietet für ChatGPT ein Plugin mit Lese- und Schreibrechten an (OpenAI: Salesforce). „Salesforce in Claude“ läuft seit dem 15. September 2026 als Beta. Voraussetzungen laut Anthropic: Freigabe durch Salesforce über die Beta-Anmeldung und die aktuelle Enterprise Edition von Sales Cloud (Claude: Salesforce). Für kleinere Salesforce-Kunden ist das eine echte Hürde.

Pipedrive stellt für Claude einen offiziellen Konnektor bereit, der die Rollen und Sichtbarkeitseinstellungen aus Pipedrive übernimmt (Pipedrive). Für ChatGPT haben wir am Stichtag keine offizielle App gefunden; die frühere Sync-Anbindung wird nicht mehr unterstützt.

Systeme ohne Standard-Konnektor: eigene Schnittstellen über MCP

Branchensoftware, ein älteres Warenwirtschaftssystem oder ein eigenes Kundenportal haben meist keinen fertigen Konnektor. Dafür gibt es das Model Context Protocol (MCP), einen offenen Standard, über den eine KI mit anderen Programmen spricht. Beide Werkzeuge können eigene MCP-Server einbinden.

Der Unterschied liegt im Netzwerk. ChatGPT kann einen Server im Firmennetz über einen „Secure MCP Tunnel“ anbinden, der nur ausgehende Verbindungen aufbaut (OpenAI: Secure MCP Tunnel). Ob der Tunnel in jedem Tarif zur Verfügung steht, geht aus der Dokumentation nicht eindeutig hervor. Bei Claude muss der Server aus dem Internet erreichbar sein; im Firmennetz gibt die IT dafür Anthropics IP-Adressen in der Firewall frei (Claude: Eigene Konnektoren). In beiden Fällen legen grundsätzlich Admins bzw. Owner solche Anbindungen an, und beide Anbieter warnen: Nur Servern vertrauen, die man kennt.

Eine eigene Schnittstelle ist kein Klick in der Admin-Konsole, sondern ein kleines Projekt, im besten Fall gemeinsam mit Ihrem IT-Dienstleister oder dem Hersteller der Software.

Grenzen und Stolperfallen

Zu weite Freigaben werden sichtbar

Die KI sieht, was die Person sehen darf. Das schließt den Ordner ein, der vor Jahren versehentlich für „Jeder in der Organisation“ freigegeben wurde. Bei Claude durchsucht die SharePoint-Suche den ganzen Tenant und lässt sich nicht auf einzelne Websites begrenzen (Claude: Microsoft 365). Bei ChatGPT lassen sich Websitesammlungen sperren und Dateien mit bestimmten Vertraulichkeitsbezeichnungen ausschließen, aber nur in Enterprise (OpenAI: SharePoint-Zugriff). Prüfen Sie die Freigaben deshalb, bevor Sie anbinden.

Anhänge und Dateigrößen

Claude liest bei Gmail von Anhängen nur die Metadaten und sendet über Microsoft 365 keine Anhänge. ChatGPT durchsucht in SharePoint Dateien bis 100 MiB (rund 105 MB) in gängigen Office-Formaten, PDF, TXT und CSV (OpenAI: SharePoint). Für Google Drive nennt Anthropic keine feste Größe; die Datei muss in das Kontextfenster passen, also in die Textmenge, die das Modell auf einmal verarbeiten kann (Claude: Google Workspace).

Protokolle gibt es nur in Enterprise

Wer nachvollziehen will, welche Konnektor-Aufrufe es gab, braucht bei beiden Anbietern den Enterprise-Tarif. Auch dort hängt der Umfang bei OpenAI von App und Konfiguration ab (OpenAI: Admin-Einstellungen). Ob Claude Konnektor-Aufrufe als eigene Ereignisse im Audit-Log führt, haben wir in der Dokumentation nicht gefunden. Verlässlich dokumentiert ist dagegen das Audit-Log von HubSpot. Wer Protokolle auswertet, sollte auch die Mitbestimmung des Betriebsrats im Blick haben.

Daten bei Drittanbietern

Was an einen verbundenen Drittdienst geht, unterliegt dessen Bedingungen. Die Datenresidenz von ChatGPT gilt für Drittanbieter-Apps ausdrücklich nicht, und bei Claude verarbeiten verbundene Dienste Daten auf eigener Infrastruktur, unter Umständen außerhalb der USA (OpenAI: Admin-Einstellungen, Claude: Konnektoren). Rechte und Datenschutzeinstellungen lassen sich nach Checkliste einrichten. Eine rechtliche Prüfung ersetzt das nicht. Welche Daten Ihre Mitarbeitenden überhaupt eingeben dürfen, regelt eine einfache Datenampel für die Firmenlizenz.

Checkliste für Geschäftsführung und IT

1. Tarif klären. Konnektoren gibt es in den Firmentarifen; welcher Anbieter zu Ihnen passt, klären die Kriterien für die Wahl zwischen ChatGPT und Claude. Laut Anbieter kostet ChatGPT Business in Deutschland 21 € pro Person und Monat bei Jahreszahlung, Claude Team 18 € (Stand Oktober 2026). Gruppenrechte, Inhaltsregeln für SharePoint und Protokolle gibt es nur in Enterprise.
2. Systeme auswählen. Welche Systeme sollen angebunden werden, welche bewusst nicht? Bei ChatGPT Business alle übrigen Apps abschalten.
3. Freigaben in SharePoint und Drive prüfen. Gibt es Ordner, die für alle oder per Link freigegeben sind und es nicht sein sollten?
4. Zustimmung in Entra bzw. Google einholen. Wer hat die nötige Admin-Rolle? Bei Microsoft: Gruppen über „Assignment required“ festlegen, Conditional Access prüfen.
5. Schreibaktionen auf Bestätigung stellen. Mit Lesen beginnen; Senden, Ändern und Löschen erst freigeben, wenn das Team sicher damit arbeitet.
6. Mit echten Fragen testen. Auch mit einer Frage, auf die das System keine Antwort finden darf, etwa nach einer Gehaltsliste.
7. Stand festhalten. Notieren Sie, was eingerichtet ist. Die Anbieter ändern Namen, Einstellungen und Voreinstellungen laufend.

Genau diese Schritte gehören zur Firmen-KI: ChatGPT oder Claude mit Ihren Daten einrichten. Ihre IT richtet die Anbindungen nach unserer Vorlage ein, wir legen mit Ihnen fest, was die KI darf, und testen mit echten Fragen aus Ihrem Alltag.

Sie möchten ChatGPT oder Claude an Ihr Postfach, Ihre Ablage und Ihr CRM anbinden, ohne eine zweite Wissensdatenbank aufzubauen? Wie wir dabei mit Ihrer IT zusammenarbeiten, steht auf der Seite Firmen-KI: ChatGPT oder Claude mit Ihren Daten einrichten.