ChatGPT Business: Was es kostet und was Sie selbst regeln müssen

Im Vertrieb arbeiten drei Kolleginnen längst mit ChatGPT, jede mit ihrem eigenen Konto. Die Buchhaltung fragt, ob die Abos so weiterlaufen sollen. Der Datenschutzbeauftragte fragt, was dort hineinkopiert wird. Und in der nächsten Runde liegt der Vorschlag auf dem Tisch: Wir holen ChatGPT Business für alle.

ChatGPT Business ist der Firmentarif von OpenAI für Teams von 2 bis 200 Personen. Bis August 2025 hieß er ChatGPT Team. In diesem Ratgeber klären wir drei Fragen: was ChatGPT Business kostet, was OpenAI beim Datenschutz zusagt und was ein Unternehmen bei der Einrichtung selbst entscheiden muss. Alle Preis- und Funktionsangaben haben den Stand: 23. Oktober 2026. OpenAI ändert Tarife und Funktionen derzeit im Monatstakt. Prüfen Sie die Angaben vor der Bestellung deshalb noch einmal auf den verlinkten Seiten.

ChatGPT Business in einem Absatz

ChatGPT Business ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich (Workspace) für ein Unternehmen. Statt einzelner Privatkonten gibt es zentral verwaltete Plätze, eine Verwaltungsoberfläche für Administratoren, Anmeldung über die Firmendomain und einen Vertrag mit dem Unternehmen. OpenAI richtet den Tarif laut Preisseite an Teams mit 2 bis 200 Mitarbeitenden. Darunter liegt ChatGPT Plus, ein Einzelkonto für eine Person. Darüber liegt ChatGPT Enterprise, das nur über den Vertrieb von OpenAI zu haben ist. Der Name ist neu, der Tarif nicht: „ChatGPT Team was renamed to ChatGPT Business on August 29, 2025“, schreibt OpenAI im Help Center.

Was kostet ChatGPT Business?

OpenAI bietet zwei Platztypen an. Ein Standard-Platz kostet 20 US-Dollar pro Monat bei Jahreszahlung und 25 US-Dollar bei monatlicher Zahlung. Seit dem 24. August 2026 gibt es zusätzlich einen Premium-Platz für 100 bzw. 125 US-Dollar, mit laut OpenAI „5x more usage than Standard seats“ und ohne Fünf-Stunden-Grenze (OpenAI Help Center, abgerufen am 23.10.2026). Premium ist für Vielnutzer gedacht, die an die Grenzen eines Standard-Platzes stoßen. Beide Platztypen lassen sich in einem Workspace mischen.

In Euro nennt OpenAI die Business-Preise auf der öffentlichen Preisseite nicht. Im Bestelldialog von chatgpt.com, aufgerufen aus Deutschland, erscheinen 21 € bzw. 26 € für den Standard-Platz und 105 € bzw. 130 € für Premium (eigene Abfrage am 23.10.2026). Ob die Mehrwertsteuer darin enthalten ist, steht dort nicht.

Was Sie zur Abrechnung außerdem wissen sollten, laut OpenAI-Hilfeartikel zu Abrechnung und Plätzen (abgerufen am 23.10.2026):

• Mindestens zwei Plätze, höchstens 200. Die Obergrenze gilt für Workspaces, die seit dem 24. August 2026 angelegt wurden. Der Support kann sie nicht erhöhen.
• Nur Kartenzahlung. Rechnung, Überweisung oder Bestellnummer gibt es bei Business nicht. Wer das braucht, muss zu Enterprise.
• Umsatzsteuer. Wer beim Kauf die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angibt, bekommt laut OpenAI keine Umsatzsteuer berechnet.
• Plätze nachkaufen und reduzieren. Zusätzliche Plätze werden sofort und anteilig berechnet. Weniger Plätze gelten erst ab dem nächsten Abrechnungszeitraum, bei Jahresverträgen also erst zum Ende der Laufzeit.
• Mehr Nutzung kostet extra. Über die Grenzen der Plätze hinaus rechnet OpenAI mit Guthaben (Credits) ab. Den Preis pro Credit sieht man erst beim Kauf.
• Kündigung. Nur der Owner kann kündigen. Sie wird zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums wirksam. Nicht genutzte Plätze werden in der Regel nicht erstattet.

Die Programmierschnittstelle (API) für eigene Anwendungen ist nicht enthalten und wird getrennt abgerechnet (Help Center).

Rechenbeispiel: 25 Plätze

Eine reine Lizenzrechnung mit Listenpreisen, ohne Annahmen zum Nutzen:

Grundlage: Listenpreise laut OpenAI Help Center und Bestelldialog, Stand 23.10.2026. Credits für zusätzliche Nutzung sind nicht eingerechnet.

Was die Lizenz im Gesamtbudget ausmacht und welche Kosten daneben anfallen, haben wir im Beitrag KI im Budget 2027 aufgeschlüsselt.

ChatGPT Plus, Business oder Enterprise: der Unterschied

Im Chat nutzen Plus und Business dieselbe Modellfamilie, derzeit GPT-6 (Preisseite, Help Center). Die Antworten werden also nicht klüger, nur weil das Unternehmen Business bucht. Der Unterschied liegt in Vertrag, Verwaltung und Kontrolle.

Quellen: OpenAI-Preisseite mit Vergleichstabelle Business/Enterprise, Enterprise-Datenschutz, SSO-Artikel, Product Compliance Status (Version 1.1 vom 04.08.2026), Datenresidenz Business; alle abgerufen am 23.10.2026.

Zwei Begriffe aus der Tabelle kurz erklärt: SCIM legt Nutzer automatisch an und sperrt sie wieder, sobald jemand im Firmenverzeichnis, etwa in Microsoft Entra, hinzukommt oder ausscheidet. Bei Business pflegen Sie die Mitglieder von Hand oder per CSV-Liste. Die Compliance-Schnittstelle erlaubt es, Gesprächsprotokolle in Archiv- oder Prüfsysteme zu übernehmen. Sie ist laut OpenAI nur für Enterprise und Edu verfügbar (Help Center).

Was Enterprise zusätzlich bringt

Enterprise lohnt sich, wenn Ihre IT oder Ihr Datenschutzbeauftragter mehr verlangt als Business bietet: automatische Nutzerverwaltung, feine Rollenrechte (etwa ein Konnektor nur für die Buchhaltung), Prüfprotokolle, Verarbeitung in der EU, Zahlung per Rechnung oder mehr als 200 Plätze. Einen Preis nennt OpenAI nicht, nur „individuelle Preisgestaltung“ über den Vertrieb (Preisseite). Branchendienste berichten von etwa 60 US-Dollar pro Person und Monat und einem Minimum von 150 Plätzen bei jährlicher Vorauszahlung (CloudZero, 20.10.2026). Von OpenAI bestätigt sind diese Zahlen nicht.

Wie ChatGPT Business im Vergleich zu Claude Team abschneidet, haben wir in ChatGPT oder Claude: Nach welchen Kriterien der Mittelstand entscheidet beschrieben. Preise, Datenschutz und Einrichtung des Gegenstücks von Anthropic stehen im Ratgeber Claude Team und Enterprise für Unternehmen.

ChatGPT Business, Datenschutz und DSGVO: Was OpenAI zusagt und was bei Ihnen bleibt

Ob Ihr Einsatz von ChatGPT Business den Anforderungen der DSGVO genügt, kann kein Anbieter für Sie feststellen. Was OpenAI vertraglich zusagt, lässt sich aber genau beschreiben. Dieser Abschnitt gibt Anbieterangaben wieder und ist keine Rechtsberatung.

Kein Training mit Firmendaten

„OpenAI won’t train on your workspace’s data“, heißt es im Help Center. Das gilt laut OpenAI auch für Inhalte, die über angebundene Apps wie SharePoint oder Gmail in den Chat kommen (Help Center, Connected apps). Bei Plus ist das Training dagegen eingeschaltet, solange man es in den Datenkontrollen nicht abschaltet.

Vertrag und Vertragspartner

Für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum ist OpenAI Ireland Ltd. Vertragspartner, es gilt irisches Recht (Services Agreement, gültig ab 01.01.2026). Den Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV, bei OpenAI „Data Processing Addendum“) gibt es in der Fassung vom 1. Dezember 2025, gültig ab 1. Januar 2026 (DPA). Übermittlungen in die USA stützt OpenAI darin auf Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss.

Ein Detail sorgt für Verwirrung: Laut Vertragstext ist der AVV Teil des Services Agreement. Auf der Seite zum Enterprise-Datenschutz bittet OpenAI zugleich, ein Formular auszufüllen, „um einen DPA mit OpenAI abzuschließen“. Ob es ohne Formular reicht, ist eine Rechtsfrage, die wir hier nicht beantworten. Der pragmatische Weg: Formular ausfüllen und die Bestätigung zu den Vertragsunterlagen legen.

Wichtig ist außerdem eine Klausel im AVV selbst (Ziff. 3.3): Für „certain configurations and design decisions … (e.g., retention periods, deletion, etc.)“ ist der Kunde verantwortlich. Die Einstellungen im Workspace sind also Ihre Aufgabe.

Wo die Daten liegen

Bisher speichert ChatGPT Business in den USA. Laut einem neuen Hilfeartikel (Stand ca. 22.10.2026) rollt OpenAI für Business eine Speicherregion schrittweise aus, „not yet available to all customers“. Die Region wählt man beim Kauf. Drei Einschränkungen nennt OpenAI selbst:

• Sie betrifft nur die Speicherung, nicht die Verarbeitung der Anfragen.
• Liegt die Region außerhalb der USA, wird trotzdem „a copy of every prompt and response“ für begrenzte Zeit in den USA gespeichert.
• Protokolle zur Missbrauchsüberwachung liegen immer in den USA.

Die Vergleichstabelle auf der Preisseite führt Datenresidenz für Business weiterhin mit „Nein“. Speicherung und Verarbeitung in Europa gibt es laut OpenAI für neue Enterprise- und Edu-Kunden (Help Center, Datenresidenz).

Zertifikate

ChatGPT Business hat laut OpenAI ein SOC-2-Type-2-Testat, also einen Prüfbericht eines unabhängigen Prüfers zu Sicherheitskontrollen. Die ISO-Zertifizierungen 27001 und 27701 gelten für Enterprise, Edu und die API, nicht für Business (Product Compliance Status, Version 1.1 vom 04.08.2026).

Wer Ihre Chats sehen kann

Hier widersprechen sich OpenAIs eigene Seiten. Auf der Enterprise-Datenschutzseite heißt es für Business, Workspace-Admins „können Gespräche von Endbenutzer:innen im Workspace einsehen, darauf zugreifen, sie exportieren und löschen“. Der Admin-Artikel im Help Center sagt dagegen, Business-Admins „do not automatically gain access to members’ ordinary private conversations“. Ähnlich unklar ist, ob Business-Admins die Aufbewahrungsdauer von Chats einstellen können. Dieselbe Datenschutzseite sagt dazu einmal ja und einmal nein.

Für die Praxis heißt das: Klären Sie, wer im Workspace Admin-Rechte hat, und schreiben Sie in Ihre Nutzungsregeln, wofür diese Rechte genutzt werden. Wenn Sie einen Betriebsrat haben, gehört diese Frage vor den Start. Warum, steht in unserem Beitrag KI und Betriebsrat.

Was die Firmenlizenz nicht für Sie erledigt

Die Lizenz bringt Vertrag, Trainingsausschluss und Verwaltung. Die Pflichten aus der DSGVO bleiben beim Unternehmen. Die Datenschutzkonferenz nennt in ihrer Orientierungshilfe zu KI (06.05.2024, Rn. 36–43) unter anderem:

• Dienstliche Konten statt privater. Arbeitgeber sollen Geräte und Accounts bereitstellen.
• Interne Regeln mit Beispielen, was erlaubt ist und was nicht, etwa nach dem Muster einer KI-Richtlinie wie der GDD-Musterrichtlinie.
• Eine Datenschutz-Folgenabschätzung, die nach Einschätzung der Datenschutzkonferenz „vielfach“ nötig sein wird. Ihr Datenschutzbeauftragter entscheidet das im Einzelfall.
• Datenschutzfreundliche Voreinstellungen schon beim Einrichten.

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen empfiehlt im Oktober 2026, ChatGPT in den werbefreien Varianten zu nutzen, darunter Business und Enterprise, und keine vertraulichen oder geheimhaltungsbedürftigen Informationen einzugeben. Welche Daten Ihre Mitarbeitenden eingeben dürfen, regelt also auch mit Firmenlizenz niemand außer Ihnen. Wie eine einfache Datenampel dabei hilft, zeigen wir in Privatkonto oder Firmenlizenz: Welche Daten in die KI dürfen.

Gibt es eine EWR-Sperre für die Konnektoren?

In einigen Ratgebern steht, die Konnektoren zu Gmail, Google Drive, SharePoint, Dropbox oder Slack seien in Europa nicht verfügbar. Mit OpenAIs eigenen Quellen lässt sich das für ChatGPT Business nicht belegen:

• 2025 betraf die Ausnahme Plus und Pro, nicht Team. Die Konnektoren für SharePoint, Dropbox und GitHub waren laut Release Notes „available globally to Team users“. Nur bei Plus und Pro waren der EWR, die Schweiz und Großbritannien ausgenommen.
• Apps für Business kamen ohne EWR-Hinweis. Seit dem 13. November 2025 sind Apps laut OpenAI als Vorschau für Business, Enterprise und Edu verfügbar.
• Heute formuliert OpenAI allgemein. Die Verfügbarkeit hänge von App, Tarif, Region, Workspace und Rolle ab (Help Center). Eine konkrete Sperre für Business im EWR nennt keiner der geprüften Artikel.
• Eine Stichprobe passt dazu. In einem Business-Workspace, aufgerufen aus Deutschland, listete das Plugin-Verzeichnis am 23.10.2026 unter anderem Gmail, Google Drive, Outlook, Teams, Slack, Dropbox und HubSpot. Das Verbinden der einzelnen Apps haben wir dabei nicht getestet.

Richtig ist: Einzelne Funktionen sind in Europa nicht oder erst später verfügbar. Laut Release Notes betraf das 2026 etwa die Computersteuerung unter Windows, eine Aufzeichnungsfunktion in Codex und das öffentliche Veröffentlichen von Websites aus ChatGPT. Testen Sie die Anbindungen, die Sie brauchen, deshalb mit einem echten Konto, bevor Sie viele Plätze kaufen. Wie die Anbindung an Postfach und Ablage grundsätzlich funktioniert, steht in KI an vorhandene Systeme anbinden. Welche Konnektoren es für Outlook, SharePoint und Google Drive gibt und was Ihre IT dafür freigeben muss, zeigt der Ratgeber ChatGPT und Claude mit Outlook, SharePoint und Google Drive verbinden.

Was 2026 neu ist und für ein Büro zählt

Seit dem Frühjahr hat OpenAI ChatGPT Business stark umgebaut. Die wichtigsten Änderungen laut Business Release Notes (abgerufen am 23.10.2026):

Wer heute noch eigene GPTs aufbaut, investiert in ein Format, das im Dezember endet. Neue Arbeitsanleitungen sollten deshalb gleich als Skills entstehen. Was Skills, Workflows und Agenten unterscheidet, haben wir in diesem Beitrag eingeordnet.

ChatGPT Business einrichten: zwölf Schritte

Die Schritte folgen den Anleitungen im OpenAI Help Center (Stand 23.10.2026). Sie lassen sich in vier Blöcke ordnen.

Konto und Abrechnung

1. Workspace anlegen. Über die Anmeldeseite für Business den Tarif wählen, Plätze und Zahlungsrhythmus festlegen. Wer anlegt, wird Owner. Benennen Sie den Workspace gleich, sonst sehen neue Mitglieder einen allgemeinen Namen (Anmeldung).
2. USt-ID hinterlegen. Beim Kauf angeben, damit keine Umsatzsteuer berechnet wird (Abrechnung).
3. Speicherregion wählen, falls Ihnen die Auswahl beim Kauf angeboten wird. Sie lässt sich nur beim Checkout festlegen (Speicherort).

Identität und Zugang

1. Domain verifizieren. In den Workspace-Einstellungen die Firmendomain eintragen und einen DNS-Eintrag setzen. Die Bestätigung kann bis zu 24 Stunden dauern (Domain-Verifizierung).
2. Anmeldung über das Firmenkonto (SSO) einrichten, wenn Sie Microsoft Entra, Google oder einen anderen Identitätsanbieter nutzen. Bei Business ist das ohne Aufpreis enthalten. Sichern Sie vorher einen zweiten Owner ab (SSO).
3. Beitritt regeln. Die Funktion „Workspace discovery“ ist bei Business standardmäßig an: Wer eine verifizierte Firmenadresse hat, findet den Workspace und kann beitreten. Entscheiden Sie, ob das gewollt ist.
4. Mitglieder einladen, einzeln oder per CSV-Liste mit Rolle und Platztyp. Eine Einladung reserviert keinen Platz (Mitglieder und Rollen).
5. Privatkonten klären. Wer schon ein privates ChatGPT-Konto mit der Firmenadresse hat, entscheidet selbst, ob er es getrennt hält oder in den Workspace überführt. Die Überführung lässt sich nicht rückgängig machen, und Admins können sie bei Business nicht erzwingen.

Apps, Rechte und Voreinstellungen

1. Apps prüfen. Apps sind bei Business standardmäßig eingeschaltet. Legen Sie je App fest, ob sie verfügbar ist und ob sie alle Aktionen, nur Lesen oder eine eigene Auswahl ausführen darf. Schreibaktionen bei Microsoft- und Google-Apps sind erst aktiv, wenn Admins sie freigeben. Bei Microsoft muss zusätzlich ein Entra-Admin zustimmen (Admin-Steuerung). Die Freigaben im Einzelnen beschreibt unser Ratgeber zu den Konnektoren.
2. Weitere Voreinstellungen prüfen. Laut Release Notes sind bei Business unter anderem ChatGPT Sites (Webseiten aus ChatGPT erstellen), ChatGPT für Word und Workspace-Agenten standardmäßig eingeschaltet. Entscheiden Sie bewusst, was davon bleiben soll.

Vertrag und Kosten

1. AVV abschließen. Das DPA-Formular auf der Enterprise-Datenschutzseite ausfüllen und die Bestätigung ablegen.
2. Kosten steuern. Den Standard-Platztyp für neue Mitglieder festlegen, damit nicht versehentlich Premium-Plätze vergeben werden, und Ausgabengrenzen für Credits setzen (Abrechnung).

Lohnt sich ChatGPT Business?

Eine pauschale Antwort gibt es nicht, aber klare Kriterien. ChatGPT Business ist naheliegend, wenn:

• mindestens zwei Personen mit Firmendaten arbeiten. Sobald Kundendaten, Angebote oder interne Dokumente in den Chat gehen, brauchen Sie einen Vertrag mit dem Anbieter und Konten, die dem Unternehmen gehören.
• private Konten im Umlauf sind. Das ist eher die Regel als die Ausnahme: Laut Institut der deutschen Wirtschaft nutzen 29,1 % der Beschäftigten, die KI beruflich einsetzen, Werkzeuge, die der Arbeitgeber nicht bereitstellt. In Betrieben unter 50 Beschäftigten sind es 33,5 % (Befragung März/April 2026, veröffentlicht 19.09.2026).
• die KI an Ihre Systeme angebunden werden soll. Company Knowledge und die zentrale Steuerung der Apps durch Admins gibt es erst ab Business.

Enterprise oder eine andere Lösung liegt näher, wenn Sie automatische Nutzerverwaltung über SCIM brauchen, Gesprächsprotokolle über eine Compliance-Schnittstelle archivieren müssen, Verarbeitung in der EU zur Bedingung machen, per Rechnung zahlen wollen oder mehr als 200 Plätze planen.

Und Plus? Für eine einzelne Person, die ohne Firmendaten arbeitet, reicht Plus. Für ein Team ist es die falsche Wahl: kein Vertrag mit dem Unternehmen, keine zentrale Verwaltung, und wenn jemand das Unternehmen verlässt, gehen seine Chats und Anleitungen mit.

Fazit: Die Lizenz ist der kleinere Teil

ChatGPT Business kostet 20 bis 25 US-Dollar pro Platz und Monat, bringt einen Vertrag mit OpenAI Ireland und schließt das Training mit Ihren Daten standardmäßig aus. Den Unterschied zu Plus machen nicht die Modelle, sondern Vertrag, Verwaltung und Kontrolle. Die wichtigsten Entscheidungen liegen nach dem Kauf bei Ihnen: wer beitreten darf, welche Apps was dürfen, wer Admin ist und welche Daten hineingehören.

Was Sie morgen tun können:

1. Bestandsaufnahme: Wer im Unternehmen nutzt ChatGPT schon, mit welchem Konto?
2. Testen: Mit zwei Plätzen und Monatszahlung die Anbindungen prüfen, die Sie wirklich brauchen, am besten an den ersten Anwendungsfällen, ausgewählt nach Nutzen und Machbarkeit.
3. Voreinstellungen setzen: Die fünf Einstellungen aus dem Kasten oben entscheiden, bevor weitere Mitarbeitende dazukommen.
4. Regeln aufschreiben: Welche Daten hineindürfen, wer Admin ist und wofür Admin-Rechte genutzt werden. Dazu gehört auch, wie Sie die Beschäftigten befähigen, wie es die KI-Kompetenzpflicht nach Artikel 4 verlangt.

Alle Angaben haben den Stand 23. Oktober 2026. OpenAI ändert Pakete, Namen und Voreinstellungen häufig. Prüfen Sie vor der Bestellung die verlinkten Seiten.

Sie möchten ChatGPT Business nicht nur kaufen, sondern so einrichten, dass es Ihr Unternehmen kennt? Wie das abläuft, steht auf der Seite Firmen-KI: ChatGPT oder Claude mit Ihren Daten einrichten.