Wo steht Ihr Unternehmen mit KI? Der schwächste Bereich bestimmt den ersten Schritt

Die Jahresplanung für 2026 liegt auf dem Tisch. Irgendwo zwischen Vertriebszielen und Investitionsliste steht der Punkt „KI“. Die Geschäftsführung hat einen Eindruck: Einige im Team nutzen ChatGPT, im Marketing wird damit getextet, die IT hat Bedenken angemeldet. Aber wo steht das Unternehmen eigentlich? Und womit fängt man an?

Viele greifen dann zu einem Online-Check, beantworten zwanzig Fragen und erhalten eine Stufe: „Entdecker“, „Fortgeschritten“, „Stufe 3 von 5“. Das fühlt sich nach Klarheit an. Wir halten es für eine Falle, und zwar aus einem einfachen Grund: Ein Durchschnitt sagt Ihnen, wie weit Sie im Mittel sind. Der erste Schritt hängt aber davon ab, wo Sie am weitesten zurückliegen.

Wie verbreitet KI im Mittelstand heute ist

Bevor es um die eigene Standortbestimmung geht, lohnt ein Blick auf die Zahlen. Laut Statistischem Bundesamt nutzten 2025 insgesamt 26 % der Unternehmen ab zehn Beschäftigten KI, nach 20 % im Jahr 2024. Der Abstand zwischen den Größenklassen ist deutlich:

Andere Erhebungen kommen zu höheren Werten. Der Digitalverband Bitkom meldete im September 2025 einen Anteil von 36 % (604 befragte Unternehmen ab 20 Beschäftigten, Befragung im Juli und August 2025), das ifo Institut im Juni 2025 sogar 40,9 %. Die Unterschiede entstehen durch andere Fragen und andere Grundgesamtheiten. Für Ihre Planung heißt das: Ob Sie „dabei“ sind, ist die falsche Frage. Entscheidend ist, was in Ihrem Unternehmen konkret fehlt.

Woran KI in Unternehmen tatsächlich hakt

Die Gründe, warum Unternehmen KI erwägen, aber nicht einsetzen, hat Destatis für 2024 abgefragt (Pressemitteilung vom 25.11.2024, Mehrfachnennungen, Unternehmen ab zehn Beschäftigten):

Auffällig ist, wie verschieden diese Hürden sind. Fehlendes Wissen ist ein Thema der Befähigung, rechtliche Unklarheit eines der Regeln, Datenqualität eines der Ablage und Systeme. Die Kosten landen weit hinten. Die Bitkom-Befragung von 2025 zeigt ein ähnliches Bild: Rechtliche Unsicherheit und fehlendes technisches Know-how nennen jeweils 53 %, fehlende personelle Ressourcen 51 %, fehlendes Geld 36 %.

Das ist der Kern unserer Argumentation: Diese Hürden addieren sich nicht zu einem Mittelwert. Jede einzelne kann den Start blockieren, auch wenn alle anderen Bereiche gut aufgestellt sind.

Warum ein Durchschnittswert in die Irre führt

Die meisten KI-Reifegradtests arbeiten mit Mittelwerten. Das ist keine Unterstellung, sondern steht so in der Kurzstudie „KI und KI-Readiness im Mittelstand“ der Begleitforschung Mittelstand-Digital vom Oktober 2024: „In der Regel dient der Durchschnittswert aller Indikatoren“ als Grundlage für die Einordnung in eine Entwicklungsphase. Die Studie kritisiert außerdem den „stark deskriptiven Charakter“ vieler Tests.

Stellen Sie sich ein Unternehmen vor, das technisch gut ausgestattet ist, eine klare Digitalstrategie hat und motivierte Mitarbeitende. Aber niemand hat geklärt, welche Daten in ein KI-Werkzeug eingegeben werden dürfen. Im Durchschnitt landet dieses Unternehmen solide im Mittelfeld. In der Praxis kommt es nicht voran, weil jede ernsthafte Anwendung an der offenen Datenfrage hängen bleibt.

Was die Forschung über Engpässe sagt

Der Gedanke ist nicht neu. In der Produktionssteuerung beschreibt die Engpasstheorie von Eliyahu Goldratt („The Goal“, 1984), dass ein System nur so viel leistet wie sein Engpass. Verbesserungen an anderer Stelle erhöhen den Durchsatz nicht. Der Ökonom Michael Kremer hat 1993 mit seiner O-Ring-Theorie gezeigt, wie ein einzelnes schwaches Glied den Wert eines ganzen Produkts mindert, wenn die Teilaufgaben voneinander abhängen.

Für KI passt dazu eine Arbeit von Brynjolfsson, Rock und Syverson (2021): Neue Basistechnologien entfalten ihren Nutzen erst, wenn Unternehmen ergänzend in Prozesse, Qualifikation und Organisation investieren. Technik allein reicht nicht.

Fünf Bereiche, die Sie getrennt betrachten sollten

Die von der WIK-Studie untersuchten Tests prüfen am häufigsten Daten, Know-how, Strategie, Kultur sowie Technologie und Infrastruktur. Für Dienstleistungs- und Handelsunternehmen, die KI vor allem im Büro einsetzen wollen, fassen wir das in fünf Fragen zusammen:

1. Strategie und Ziele: Gibt es eine Vorstellung, wofür KI eingesetzt werden soll, und wer entscheidet darüber?
2. Kompetenz: Wissen die Mitarbeitenden, was KI kann, wo sie Fehler macht und wie man Ergebnisse prüft?
3. Daten und Ablage: Liegen die Informationen, mit denen KI arbeiten soll, auffindbar und mit sauberen Zugriffsrechten vor?
4. Regeln und Recht: Ist geklärt, welche Daten in welches Werkzeug dürfen und wer das verantwortet?
5. Werkzeuge und Anbindung: Gibt es eine Firmenlizenz statt privater Konten, und lässt sie sich an die vorhandenen Systeme anbinden?

Bewerten Sie jeden Bereich für sich. Wenn ein Bereich deutlich hinter den anderen zurückliegt, ist er Ihr Kandidat für den ersten Schritt, auch wenn er am wenigsten spannend klingt.

Mehrere Stimmen statt einer Selbsteinschätzung

Eine Standortbestimmung, die nur die Geschäftsführung ausfüllt, hat einen blinden Fleck. Wie groß er sein kann, zeigt die Bitkom-Befragung zur Schatten-KI vom Oktober 2025: Nur 29 % der Unternehmen sind sich sicher, dass Beschäftigte keine privaten KI-Zugänge für die Arbeit nutzen. 17 % vermuten es, ohne es zu wissen, weitere 24 % halten es für eher unwahrscheinlich, sind sich aber ebenfalls nicht sicher. Einen offiziellen Zugang zu generativer KI stellen in Unternehmen mit 20 bis 99 Beschäftigten nur 23 % bereit.

Auch die Wahrnehmung unterscheidet sich je nach Position. Laut einer Gallup-Auswertung vom Juni 2025 unter US-Beschäftigten nutzen 33 % der Führungskräfte mit Führungsverantwortung über andere Führungskräfte KI häufig, aber nur 16 % der Mitarbeitenden ohne Führungsrolle. Nur 22 % der Beschäftigten sagen, ihre Organisation habe einen klaren KI-Plan kommuniziert. Eine vergleichbare Erhebung für deutsche KMU, die Geschäftsführung und Belegschaft desselben Betriebs gegenüberstellt, gibt es nach unserer Recherche nicht.

Unser Rat ist deshalb pragmatisch: Lassen Sie die Fragen zu den fünf Bereichen von mehreren Personen beantworten, etwa Geschäftsführung, einer Teamleitung und zwei oder drei Mitarbeitenden aus dem Tagesgeschäft. Wo die Antworten weit auseinanderliegen, haben Sie bereits einen Befund.

Grenzen dieses Ansatzes

Der schwächste Bereich ist ein guter Ausgangspunkt, aber kein Automatismus.

• Nicht jede Schwäche ist ein harter Engpass. Fehlendes Fachwissen lässt sich zeitweise durch externe Unterstützung überbrücken, fehlende Infrastruktur oft durch Cloud-Dienste.
• Es hängt vom Anwendungsfall ab. Für Textentwürfe im Chat ist die Datenablage weniger kritisch als für Auswertungen aus der Warenwirtschaft.
• Selbsteinschätzungen bleiben Einschätzungen. Jede Zahl aus einem Reifegradtest ist Orientierung, kein Messwert.
• Der Durchschnitt hat auch Vorteile: Er ist einfach, stabil und gut vergleichbar, etwa über mehrere Jahre.

Was Sie in diesem Monat tun können

1. Fünf Bereiche einzeln bewerten. Strategie, Kompetenz, Daten, Regeln, Werkzeuge. Kein Gesamtwert, sondern fünf Einzelurteile.
2. Mindestens drei Perspektiven einholen. Geschäftsführung, Führungsebene, Tagesgeschäft.
3. Den schwächsten Bereich benennen. Und prüfen, ob er für die Vorhaben 2026 tatsächlich blockiert.
4. Den ersten Schritt dort ansetzen. Oft ist das unspektakulär: eine Regel, welche Daten in welches Werkzeug dürfen, oder eine Schulung, in der alle dieselben Grundlagen lernen.
5. Budget dafür in die Jahresplanung aufnehmen. Nicht für „KI“ allgemein, sondern für genau diesen Engpass.

Sie möchten wissen, welcher Bereich in Ihrem Unternehmen den ersten KI-Schritt bremst? Sprechen Sie mit uns über eine nüchterne Standortbestimmung.