Privatkonto oder Firmenlizenz: Welche Daten in die KI dürfen

Eine Sachbearbeiterin kopiert eine Kundenbeschwerde in ChatGPT, mit Namen, Bestellnummer und Telefonnummer. Sie will nur schnell eine freundliche Antwort formulieren. Das Konto ist ihr privates, eingerichtet am Küchentisch. Niemand im Unternehmen weiß davon, und niemand hat ihr gesagt, dass sie es nicht darf.

Am 25. Mai 2026 wird die Datenschutz-Grundverordnung acht Jahre angewandt. Für viele Unternehmen ist die Frage, welche Daten in KI-Werkzeuge dürfen, trotzdem ungeklärt. Dieser Beitrag zeigt, was eine Firmenlizenz gegenüber dem privaten Konto ändert, was sie nicht ändert, und wie eine einfache Datenampel die verbleibende Lücke schließt.

Private KI-Konten sind im Unternehmen längst Realität

Wie verbreitet die private Nutzung ist, lässt sich nur schätzen. Der Digitalverband Bitkom hat dazu im Oktober 2025 604 Unternehmen ab 20 Beschäftigten befragt (Erhebung Juli und August 2025):

International zeichnet der Work Trend Index 2024 von Microsoft und LinkedIn ein ähnliches Bild: 78 Prozent der befragten KI-Nutzenden brachten eigene Werkzeuge mit zur Arbeit (rund 31.000 Befragte in 31 Ländern, Februar und März 2024). Die Studie ist von einem Anbieter beauftragt und nicht auf Deutschland beschränkt.

Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Aufsichtsbehörden, geht in ihrer Orientierungshilfe vom 6. Mai 2024 ohnehin davon aus, dass eigenmächtige und unkontrollierte Nutzung „derzeit Realität in vielen Unternehmen und Behörden ist“ (Rn. 36).

Was das private Konto nicht leisten kann

Beim privaten Konto schließt die Mitarbeiterin den Vertrag mit dem Anbieter, nicht das Unternehmen. Daraus folgen drei Lücken:

• Kein Auftragsverarbeitungsvertrag. Gibt jemand Kundendaten ein, verarbeitet ein externer Dienst personenbezogene Daten im Auftrag des Unternehmens. Dafür verlangt Art. 28 DSGVO einen Vertrag. Den gibt es bei Privatkonten nicht.
• Training per Voreinstellung möglich. Bei ChatGPT-Privatkonten kann OpenAI Inhalte zum Training nutzen, solange niemand die Einstellung „Improve the model for everyone“ abschaltet (OpenAI Help Center, Stand Mai 2026). Anthropic lässt Privatnutzer von Claude seit August 2025 wählen. Wer dem Training zustimmt, dessen Daten werden fünf Jahre aufbewahrt, sonst 30 Tage.
• Keine Kontrolle beim Austritt. Verlässt die Mitarbeiterin das Unternehmen, nimmt sie Konto und Chatverlauf mit.

Die Aufsichtsbehörden sind hier deutlich. Die DSK empfiehlt, dass Arbeitgeber für die berufliche Nutzung Geräte und Konten zur Verfügung stellen (Rn. 41). Der Hamburger Datenschutzbeauftragte rät in seiner Checkliste vom November 2023 ausdrücklich: „Stellen Sie berufliche Chatbot-Accounts zur Verfügung.“ Behält sich ein Anbieter die Nutzung für eigene Zwecke vor, dürfen laut Checkliste keine personenbezogenen Daten eingegeben werden.

Was die Firmenlizenz leistet und was nicht

Mit einem Firmentarif wie ChatGPT Business oder Claude Team verschiebt sich das Bild, Stand Mai 2026:

Quellen: OpenAI Help Center, OpenAI Data Processing Addendum, OpenAI Enterprise Privacy, Anthropic-Preisseite, Anthropic Privacy Center zum Vertrag und zum Speicherort.

Die Firmenlizenz schließt also die Vertragslücke. Sie ist aber kein Freibrief. Drei Punkte bleiben Aufgabe des Unternehmens:

1. Rechtsgrundlage und Information. Für jede Verarbeitung personenbezogener Daten braucht es eine Rechtsgrundlage, und Betroffene müssen informiert werden. Laut DSK reicht es „regelmäßig nicht, Namen und Anschriften einer Eingabe zu entfernen“ (Rn. 49), weil sich Personen oft aus dem Zusammenhang erkennen lassen.
2. Speicherort. Anthropic speichert Daten in den USA. OpenAI bietet Speicherung in Europa nur für neue Enterprise- und Edu-Arbeitsbereiche. Damit liegt ein Drittlandtransfer vor, den Sie dokumentieren müssen.
3. Voreinstellungen. Die DSK empfiehlt, Training und Eingabe-Historie schon beim Einrichten auszuschalten (Rn. 43). In ChatGPT Business sind zudem Apps, also Anbindungen an andere Dienste, standardmäßig eingeschaltet. Wer die Firmenlizenz einrichtet, sollte diese Einstellungen bewusst prüfen.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung wird nach Einschätzung der DSK beim KI-Einsatz „vielfach der Fall sein“ (Rn. 39). Ob sie in Ihrem Fall nötig ist, hängt von den Daten und Zwecken ab.

Die Datenampel: drei Farben, die jeder versteht

Bleibt die zweite Lücke: Selbst mit Firmenlizenz weiß im Alltag kaum jemand, welche Daten hinein dürfen. Die DSK empfiehlt dafür interne Regeln mit Beispielen für erlaubte und verbotene Nutzung (Rn. 36 f.). Eine feste behördliche Einteilung in Datenklassen für KI gibt es allerdings nicht.

Die folgende Ampel ist unsere eigene Verdichtung der Hinweise von DSK und Hamburger Datenschutzbeauftragtem. Sie setzt eine Firmenlizenz mit Auftragsverarbeitungsvertrag voraus und ersetzt nicht die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten.

Für die rote Stufe gibt es einen klaren Anker. Daten nach Art. 9 DSGVO dürfen laut DSK grundsätzlich nicht verarbeitet werden, außer eine gesetzliche Ausnahme greift (Rn. 62). Bei Geschäftsgeheimnissen kommt ein weiterer Gedanke hinzu: Nach § 2 GeschGehG ist ein Geheimnis nur geschützt, wenn „angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen“ bestehen. Unsere Auslegung: Wer solche Informationen ohne Regel in beliebige KI-Dienste gibt, schwächt diesen Schutz. Gerichtsentscheidungen dazu liegen bislang nicht vor.

Was die Aufsichtsverfahren gegen Anbieter bedeuten

In den Schlagzeilen stehen Verfahren gegen die Anbieter selbst. Die italienische Datenschutzbehörde verhängte im Dezember 2024 ein Bußgeld von 15 Millionen Euro gegen OpenAI. Ein Gericht in Rom hob es im März 2026 auf. Berichten zufolge lag das an der Zuständigkeit, nicht an einer Entscheidung in der Sache. Die Berliner Datenschutzbeauftragte meldete die App des chinesischen Anbieters DeepSeek im Juni 2025 bei Apple und Google, weil Daten ohne gleichwertigen Schutz nach China übermittelt würden.

Ein Bußgeld gegen ein Unternehmen, nur weil es ChatGPT oder Claude genutzt hat, ist uns nicht bekannt. Unsere Einordnung: Die Verfahren zeigen vor allem, wie schnell sich die Lage bei einzelnen Anbietern ändern kann. Für das nutzende Unternehmen bleibt die Verantwortung für die Daten, die es selbst eingibt. Dokumentierte Regeln und eine nachvollziehbare Auswahl des Werkzeugs sind deshalb die beste Vorsorge.

Was Sie jetzt tun können

1. Bestandsaufnahme ohne Vorwurf. Fragen Sie offen, wer welche KI-Werkzeuge nutzt und wofür. Wer bestraft wird, sagt nichts mehr.
2. Firmenlizenz statt Verbot. Ein Verbot ohne Alternative verschiebt die Nutzung meist nur ins Verborgene, auch wenn das nicht systematisch untersucht ist. Ein Firmentarif mit Vertrag ist die Voraussetzung für alles Weitere.
3. Voreinstellungen prüfen. Training, Verlauf, Apps und Anbindungen bewusst setzen, nicht übernehmen.
4. Datenampel einführen. Eine Seite, drei Farben, Beispiele aus Ihrem Alltag. Mit dem Datenschutzbeauftragten abstimmen.
5. Private Konten ablösen. Mit einem klaren Termin und dem Hinweis, Chatverläufe mit Firmendaten im Privatkonto zu löschen.

Sie möchten klären, welche Daten in Ihrem Unternehmen in die KI dürfen? Sprechen Sie mit uns über Regeln, die im Alltag funktionieren.