Urlaubszeit zeigt, wo Wissen fehlt: KI an die vorhandenen Systeme anbinden

Die Kollegin aus dem Vertrieb ist seit drei Wochen im Urlaub, und ein Kunde fragt nach dem Stand seines Angebots. Die Vertretung sucht im gemeinsamen Laufwerk, findet drei Versionen mit ähnlichem Namen und schreibt schließlich eine Nachricht an die Urlauberin. Das Wissen ist nicht verloren. Es liegt im Postfach, in der Ablage und im CRM. Nur findet es niemand, der nicht weiß, wo er suchen muss.

In Nordrhein-Westfalen gehen die Sommerferien am 1. September 2026 zu Ende (Schulministerium NRW). Urlaubswochen machen sichtbar, wie viel Wissen an einzelnen Personen hängt. Der naheliegende Reflex lautet: Wir brauchen eine Wissensdatenbank. Unsere These ist eine andere. Die KI braucht keine zweite Ablage, sondern Zugriff auf die Systeme, in denen das Wissen schon liegt. Vorher müssen allerdings die Zugriffsrechte stimmen.

Das Wissen liegt schon da

Wie viel Zeit Beschäftigte mit Suchen verbringen, wird gern mit einer Zahl belegt: 19 Prozent der Arbeitszeit. Sie stammt aus einem Bericht des McKinsey Global Institute von 2012. Laut Fußnote beruht sie auf unveröffentlichten Daten von McKinsey und einer IDC-Studie von 2009. Eine Stichprobe ist nicht angegeben. Die Zahl ist also 14 Jahre alt und nicht nachprüfbar.

Neuere Befragungen kommen von Anbietern, die Lösungen für genau dieses Problem verkaufen. Im Work Trend Index 2023 von Microsoft gaben 62 Prozent von rund 31.000 Befragten in 31 Ländern an, zu viel Zeit mit der Suche nach Informationen zu verbringen. Atlassian spricht in seinem State of Teams 2025 von 25 Prozent der Zeit, die Teams mit der Suche nach Antworten verlieren (12.000 Wissensarbeitende, 200 Führungskräfte).

Anbinden statt eine zweite Wissensdatenbank aufbauen

Lange galt: Wer eine KI mit Firmenwissen will, muss Dokumente sammeln, aufbereiten und in ein eigenes System laden. Fachleute nennen das RAG (Retrieval Augmented Generation): Die KI holt vor jeder Antwort passende Textstellen aus einer Dokumentensammlung. Das funktioniert, ist aber ein eigenes Projekt. Eine Studie von Barnett und anderen aus drei Fallbeispielen kommt zu dem Schluss, dass sich solche Systeme erst im laufenden Betrieb richtig prüfen lassen und ihre Zuverlässigkeit über die Zeit wächst. Das heißt: Pflege ohne Enddatum. Belastbare Zahlen zum Aufwand im Mittelstand gibt es dazu nicht.

Die Firmentarife von ChatGPT und Claude gehen inzwischen einen anderen Weg. Sie bringen Konnektoren mit, also fertige Verbindungen zu Microsoft 365, Google Workspace und CRM-Systemen. Die KI schaut dort nach, wo die Information ohnehin liegt, und arbeitet mit dem aktuellen Stand.

Eine Einschränkung gehört dazu. Manche Konnektoren indexieren Inhalte vorab beim Anbieter, um schneller zu antworten. OpenAI nennt das bei ChatGPT „Sync“. Dann entsteht doch eine Kopie, nur eben automatisch gepflegt. Wer das nicht will, wählt den Abruf bei Bedarf.

Was die Konnektoren von ChatGPT und Claude können

Stand: August 2026, nach den Hilfeseiten der Anbieter.

Quellen: OpenAI Help Center „Apps in ChatGPT“ und „Company knowledge“; Claude Help Center „Connectors“, „Microsoft 365“ und „Google Workspace“.

Beide Anbieter arbeiten mit delegierten Rechten. Anthropic formuliert es so: Claude übernimmt die Berechtigungen jeder Person aus dem angebundenen Dienst. Was jemand im Quellsystem nicht öffnen darf, erreicht auch die KI nicht. OpenAI schreibt für die Suche über Firmenwissen, ChatGPT könne nur auf das zugreifen, was jede Person ohnehin sehen darf.

Bei schreibenden Aktionen haben sich beide Anbieter für Bestätigungen entschieden. ChatGPT fragt laut OpenAI vor Aktionen mit Wirkung nach außen nach, etwa vor dem Versand einer Mail. Bei Claude können Owner für jede Werkzeugart festlegen, ob sie immer erlaubt ist, eine Bestätigung braucht oder gesperrt bleibt. Die neuen Schreibwerkzeuge im Microsoft-365-Konnektor sind für Organisationen, die den Konnektor schon nutzten, zunächst blockiert.

Für Systeme ohne fertigen Konnektor, etwa eine Branchensoftware oder ein älteres Warenwirtschaftssystem, gibt es das Model Context Protocol (MCP). Es ist ein offener Standard, über den eine KI mit anderen Programmen spricht. Anthropic hat MCP im Dezember 2025 an die neu gegründete Agentic AI Foundation unter dem Dach der Linux Foundation übergeben, mitgegründet von OpenAI und Block. Eine solche Anbindung ist allerdings kein Knopfdruck mehr, sondern ein kleines Schnittstellenprojekt.

Erst die Freigaben, dann die KI

Delegierte Rechte klingen beruhigend. Sie haben aber eine Kehrseite. Die KI findet alles, was eine Person sehen darf, auch den Ordner, der vor Jahren versehentlich für „Jeder in der Organisation“ freigegeben wurde. Bisher fiel das nicht auf, weil niemand gezielt danach gesucht hat. Eine KI-Suche sucht gezielt.

Microsoft beschreibt dieses Problem für den eigenen Copilot offen. Im Leitfaden für die Einführung steht das Bereinigen zu weit gefasster Freigaben an erster Stelle. Das gilt für jeden Konnektor mit delegierten Rechten, egal von welchem Anbieter. OpenAI empfiehlt für SharePoint mit komplexen Gruppenrechten einen Pilotbetrieb vor dem breiten Rollout.

So gehen Sie die Anbindung an

1. Schnittstellen-Landkarte zeichnen. Wo liegt welches Wissen? Mail, Ablage, CRM, Branchensoftware. Welche davon haben einen fertigen Konnektor bei Ihrem Anbieter, welche nicht?
2. Freigaben prüfen, bevor Sie anbinden. Suchen Sie nach Ordnern, die für alle oder per Link freigegeben sind. Fragen Sie: Soll die Auszubildende diese Gehaltsliste über eine KI-Suche finden können? Wenn nein, ist die Freigabe das Problem, nicht die KI.
3. Mit Lesen beginnen. Schalten Sie Konnektoren zunächst nur lesend frei. Schreibende Aktionen wie Mailversand kommen später, mit Bestätigung.
4. Voreinstellungen bewusst setzen. Bei ChatGPT Business sind Apps standardmäßig aktiv. Legen Sie fest, welche Sie brauchen, und schalten Sie den Rest ab.
5. Mit einer Abteilung testen. Ein Pilot in einem Bereich mit klaren Rechten zeigt schnell, ob die Antworten taugen und ob irgendwo Inhalte auftauchen, die dort nicht hingehören.

Die nächste Urlaubszeit kommt bestimmt. Wenn die Vertretung dann die KI fragt, statt die Kollegin am Strand anzuschreiben, hat sich die Arbeit gelohnt.

Sie möchten wissen, welche Ihrer Systeme sich anbinden lassen und wo die Freigaben aufgeräumt werden sollten? Sprechen Sie mit uns über eine Schnittstellen-Landkarte für Ihr Unternehmen.